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A la réception d’une saisine ou, à défaut, dès lors qu’une demande est adressée à INRAE, une première phase de réflexion est engagée pour préciser le sujet et identifier l’intérêt et la légitimité, pour INRAE, de porter l’opération sur le plan institutionnel. Elle mobilise la Direction générale d'INRAE, les Directeurs scientifiques, le Directeur de la DEPE, et le cas échéant, les représentants des autres organismes de recherche également concernés, et les émetteurs de la demande (futurs commanditaires).

Décision sur la coordination de l’exercice par la DEPE

Lorsque INRAE accepte de porter l’opération sur les plans institutionnel et scientifique, il faut alors définir la nature du portage institutionnel le plus approprié en fonction de la nature du sujet et des enjeux associés. La coordination de l’exercice peut revenir à la DEPE ou à une autre entité d'INRAE (direction scientifique, département ou centre de recherche, métaprogramme…). Les critères en faveur d’une prise en charge de l’opération par la DEPE sont les suivants (liste non exhaustive) :

• la nature de la commande et la formulation de la question (demande d’éclairage des politiques publiques et du débat public sur base de synthèses des connaissances, accompagnée ou non de travaux complémentaires, et non sur base d’assemblage d’avis d’experts) ;
• l’importance stratégique du sujet pour INRAE (notamment en fonction de l’acuité sociétale de la demande) ;
• la dimension pluridisciplinaire de la question posée (notamment l’association de questionnements relevant de diverses sciences biologiques et biotechniques et des sciences sociales) ;
• le cadre géographique auquel s’applique la question (a minima la France entière, l'Europe ou le monde) ;
• l’existence de littérature scientifique académique permettant de répondre, au moins en partie ;
• la capacité de la DEPE à prendre en charge la coordination de l’opération, compte tenu de la mobilisation de ses capacités de travail sur d'autres dossiers.

Dans les cas où il est décidé d’un portage INRAE non assurée directement par la DEPE, cette dernière est susceptible d’intervenir en appui méthodologique des structures (INRAE ou non) qui conduisent l’opération (aide au montage du projet, au repérage des experts, à l’animation des groupes de travail, à la structuration des questions à traiter, à l’organisation de la restitution et des livrables, etc.). Par ailleurs, la DEPE, responsable de la mise en œuvre de la Charte nationale de l’expertise à INRAE, sera susceptible de participer aux instances de suivi de l’opération pour en garantir la conformité aux règles de conduite des ESCo et études.

Décision du type d'exercice

La DEPE doit également arbitrer sur la forme de réponse a priori la plus adaptée à la demande : ESCo ou étude, voire prospective. La décision est prise en fonction des éléments suivants :
le champ de la question et son caractère générique (ESCo) ou au contraire plus technique (étude) ;
l’étendue de la couverture du sujet dans le contexte géographique demandée par la littérature académique (ESCo) ou le besoin d’un recours important à la littérature grise (étude) ;

• l'existence d’une demande explicite de création de données nouvelles (étude) qui nécessite la réalisation de simulations, d’analyses statistiques, etc.
• Plusieurs raisons peuvent conduire INRAE à refuser de porter l’opération
• Le sujet est déjà travaillé par une autre instance ou un autre organisme, et/ou ne relève pas directement du champ de compétences d'INRAE.
• Le commanditaire et INRAE ne parviennent pas à une formulation partagée satisfaisante de la saisine.
• La question adressée à INRAE encore insuffisamment travaillée pour que les connaissances acquises soient suffisamment robustes pour faire l’objet d'une synthèse pertinente des connaissances disponibles.

La demande présente un intérêt scientifique mais peu d’intérêt pour la société dans son ensemble (les enjeux et préoccupations qui sous-tendent la demande ne sont pas motivés par l’intérêt général et/ou ne font pas l’objet d’une politique publique, et une ESCo ou une étude ne viendrait pas nourrir un débat public consistant).